Kako zaposlenik inicijalno percipira mogućnosti koje ima u organizaciji, ima veliki učinak na odluku koliko dugo će se u istoj zadržati. (Michelle Hoover)
Onboarding, također poznat kao organizacijska socijalizacija, je kao termin prvi put nastao 1970-ih, a odnosi se na proces (vremenski i organizacijski) upoznavcanja novozaposlenih s organizacijom, tijekom kojeg novi zaposlenici stječu potrebna znanja, vještine i ponašanja kako bi postali učinkoviti članovi organizacije.
Ali pravi izazovi onboarding procesa, kako za novozaposlene, tako i za postojeće zaposlenike i poslodavce koji su također uključeni u proces, nisu oni administrativni, već psihološki. I zato je važno, iz perspektive poslodavca, onboarding shvatiti važno, za njega se pripremiti i u njega uložiti energiju.
Prema istraživanju Jobvite Jobseeker Insight iz 2018. godine, 33% američkih zaposlenika odlazi iz organizacije u roku od samo tri mjeseca od zapošljavanja.
Onboarding je istovremeno emocionalan, koliko i racionalan proces. Za organizacije to znači da onboarding nije nešto što jednostavno možete “izrazgovarati” i “riješiti stvar”. To je proces koji se mora voditi i facilitirati.
Osvještavanjem važnosti onboardinga i razumijevanjem psiholoških procesa koji se odvijaju u tom razdoblju, HR stručnjaci te poslodavci mogu omogućiti novim zaposlenicima da steknu bolje iskustvo prvih dana, ali i mjeseci na novom radnom mjestu.
Što trebate znati?
Početni stresori
Početak rada na novom radnom mjestu je istovremeno uzbudljiv, ali i stresan. Česti stresori prilikom onboardinga jesu:
- Prvi dojam – novi zaposlenik/ca se trudi i ulaže energiju u ostvarivanje njemu/njoj prikladnog prvog dojma
- Brzi utjecaj – novi zaposlenik/ca želi doprinijeti kao član/ica tima što je prije moguće
- Financijska razmatranja – financijski, zaposlenik/ca si ne može priuštiti priliku da ne radi s pozitivnim ishodima
- Psihološka sigurnost i pravednost – zaposlenik/ca se nada da će biti shvaćen/a, tretiran/a i prihvaćen/a kao dobrodošao/la u tim
- Kulturna povezanost – novi zaposlenik/ca brine da se njegov/njen poseban stil rada i stručnost podudaraju kao što se činilo tijekom selekcijskog procesa/ intervjua
Onboarding je proces tranzicije
Onboarding treba gledati kao proces promjene koji nije samo nešto što novi zaposlenik/ca mora “odraditi”. Ovaj proces utječe na, oblikuje i izaziva zaposlenika/cu. To nije “samo” uvodna faza, već prava promjena kroz koju radno mjesto mora aktivno voditi zaposlenika.
Ovdje koncept ‘prijelaznih skripti’ iz religijske znanosti ima iznenađujuće snažnu moć objašnjenja za tranziciju koja se odnosi i na onboarding. Prijelazne skripte vezane su za promjene društvenog statusa i proces prelaska iz jednog stanja u drugo. Koriste se posebno kada se osoba promijeni uloga ili kada ulazi u novu fazu života.
Prijelazne skripte obično imaju tri faze:
- Faza odvajanja u kojoj se osoba uklanja iz svog uobičajenog položaja i stavlja u posebno stanje odvojeno od uobičajenog svijeta.
- Liminalna faza u kojoj stari identitet umire, a osoba je u “nekom” prostoru u kojoj nije ni jedno (ono staro) ni drugo (ovo novo). U mnogim se kulturama ova faza doživljava kao posebno kritična, jer je osoba sada vrlo ranjiva jer je izgubila svoj stari identitet.
- Faza inkorporacije u kojoj se osoba vraća u normalan svijet: emocionalno stanje je završilo, a ona sada posjeduje novi identitet i društveni status.
Potrebe i emocije
Biti uključen u rad (onboarded) podrazumijeva rast osjećaja pripadnosti. Ovo nije jednostavan osjećaj i teško ga je potaknuti, ali kao organizacija možete učiniti mnogo da stvorite tlo za osjećaj pripadnosti ako pravilno strukturirate i dizajnirate onboarding.
Još uvijek nije provedena temeljita studija svih različitih emocionalnih iskustava koja određuju je li onboarding uspješan. No studije ukazuju na neke ključne emocije (Bauer, 2014.):
- osjećaj razumijevanja i usklađivanja s kulturom organizacije
- osjećaj poznavanja nekoga
- osjećaj da možete uspješno raditi svoj posao
- osjećaj da se možete sigurno kretati organizacijom
- osjećaj doprinosa timskom radu i suradnji
- osjećaj izvedbe i doprinosa organizaciji
Faze onboardinga
U procesu istraživanja psihologije i identificiranja emocija uključenih u onboarding, mapirane su faze kroz koje se kreće svaki novi zaposlenik/ca – bez obzira na to kako onboarding program izgleda:
- Formiranje: Novi zaposlenik/ca mora biti integriran u kulturu organizacije, a kultura se mora prilagoditi zaposleniku/ci. To je i proces kulturnog formiranja u kojem se stvari kao što su vizija, misija i vrijednosti organizacije internaliziraju, i proces koji uključuje uponavanje s pravilima i procedurama.
- Povezivanje: Novi zaposlenik/ca mora biti povezan s drugima. To je ‘službeni’ proces uspostavljanja odnosa u kojem zaposlenik/ca mora biti povezan sa službenim mrežama. To je također osobni proces odnosa u kojem on/a mora pronaći svoje nove ‘prijatelje’. I to je proces u kojem suradnja, kako u lokalnim odnosima, tako i odnosima koji idu preko i izvan organizacije, igra veliku ulogu.
- Rasplet: Novi zaposlenik/ca mora pronaći načine da iskoristi svoje vještine i pruži vrijednost organizaciji. To je razvoj neovisnosti i kompetencija zaposlenika, temeljenih na kriterijima uspješnosti i načinu rada organizacije. To je također otkrivanje i razvoj njegovih/njezinih potencijala kroz izazove i zahtjeve izvedbe koje postavlja organizacija.
Počeo/la sam! -> Pripadam
Stav zaposlenika prvi dan na novom radnom mjestu je: “Počeo/la sam“. Ono što je zadatak poslodavca kroz onboarding proces, jest da od tog stava, preko “Uklapam se”, “Poznajem nekoga”, “Mogu upravljati svojim poslom”, “Surađujem”, “Razvijam” i “Doprinosim”, zaposlenik/ca dođe do “Pripadam” stava.
Kao što smo prije naveli, onboarding je složen proces – istovremeno uzbudljiv i stresan, kako za novog zaposlenika/ca, tako i za tim i za poslodavca. Ali o njemu ovisi koliko će se dugo i hoće li se zaposlenik/ca zadržati, o čemu ovisi i reputacija i imidž organizacije.
Iz toga razloga, onboarding je proces koji treba biti od strateškog značaja za organizaciju. I sjetite se, svaka osoba ima individualne potrebe i interese, i sukladno tome onboarding program treba biti fleksibilan.
